Универсальный отчет по проверке расходов на оплату труда в книге учета доходов и расходов. В какой момент зарплатный «аванс» признается в расходах упрощенца Начисление зарплаты попадает в кудир

Все налогоплательщики, использующие упрощенную систему налогообложения (УСН) обязаны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Если этого не делать, либо заполнить ее не правильно, можно получить немалый штраф (ст. 120 налогового кодекса РФ). Данная книга распечатывается и передается в налоговую инспекцию по их требованию. Она должна быть сшита и пронумерована.

Перед тем, как вы начнете формировать данную книгу учета доходов и расходов в 1С 8.3, проверьте настройки программы. Если у вас возникают проблемы с формированием КУДиР и какие-то расходы не попадают в книгу, тщательно перепроверьте настройки. Большинство проблем кроется именно тут.

Где находится книга учета доходов и расходов 1С 8.3? В меню «Главное» выберите пункт раздела «Настройки».

Перед вами откроется список настроенных учетных политик в разрезе организаций. Откройте нужную вам позицию.

В форме настройке учетной политики в самом низу перейдите по гиперссылке «Настройка налогов и отчетов».

В нашем примере выбрана «Упрощенная (доходы минус расходы)» система налогообложения.

Теперь можно перейти в раздел «УСН» данной настройки и настроить порядок признания доходов. Именно здесь указывается, какие операции уменьшают налоговую базу. Если у вас возникает вопрос почему расход не попадает в книгу расходов и доходов в 1С — первым делом смотрите в эти настройки.

С некоторых пунктов нельзя снять флаг, так как они являются обязательными для заполнения. Остальные флаги можно установить исходя из специфики работы вашей организации.

После настройки учетной политики перейдем к настройке печати самого КУДиР. Для этого в меню «Отчеты» выберите пункт «Книга доходов и расходов УСН» раздела «УСН».

Перед вами откроется форма отчета книги учета. Нажмите на кнопку «Показать настройки».

Если вам необходимо детализировать записи полученного отчета, поставьте соответствующий флаг. Остальные же настройки лучше уточнить в вашей налоговой инспекции, узнав требования к внешнему виду КУДиР. В разных инспекциях данные требования могут отличаться.

Заполнение КУДиР в 1С:Бухгалтерия 3.0

Кроме правильной настройки перед формированием КУДиР необходимо завершить все операции по закрытию месяца и проверить правильность последовательности документов. Все расходы попадают в данный отчет после их оплаты.

Книга учета ДиР формируется автоматически и поквартально. Для этого нужно нажать на кнопку «Сформировать» в форме, где мы только что производили настройку.

Книга доходов и расходов содержит 4 раздела:

• Раздел I. В данном разделе отражаются все доходы и расходы за отчетный период поквартально с учетом хронологической последовательности.
• Раздел II. Данный раздел заполняется только при виде УСН «Доходы минус расходы». Тут содержатся все затраты на основные средства и НМА.
• Раздел III. Здесь содержатся убытки, которые уменьшают налоговую базу.
• Раздел IV. В данном разделе отображаются суммы, уменьшающие налог, например, страховые взносы за сотрудников и т. п.

Если вы всё верно настроили, то и КУДиР сформируется корректно.

Ручная корректировка

Если все-таки КУДиР заполнился не совсем так, как вы того хотели, его записи можно откорректировать вручную. Для этого в меню «Операции выберите пункт «Записи книги доходов и расходов УСН».

В открывшейся форме списка создайте новый документ. В шапке нового документа заполните организацию (если в программе их несколько).

Данный документ имеет три вкладки. Первая вкладка корректирует записи раздела I. Вторая и третья — раздел II.

При необходимости внесите нужные записи в данный документ. После этого КУДиР сформируется с учетом этих данных.

Анализ состояния учета

Данный отчет может помочь вам в наглядном виде проверить правильность заполнения книги доходов и расходов. Чтобы его открыть, выберите пункт «Анализ учета по УСН» в меню «Отчеты».

Если в программе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать в шапке отчета ту, по которой необходим отчет. Так же задайте период и нажмите на кнопку «Сформировать».

Отчет разбит на блоки. По каждому из них можно кликнуть, получив расшифровку суммы.

Мы благодарим нашу читательницу, индивидуального предпринимателя Исакову Наталью Ивановну, за предложенную тему статьи.

Зарплату работникам нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяцаст. 136 ТК РФ . Соблюдают это требование организации так. Сначала выдают сотрудникам зарплату за первую половину месяца. Ее все привыкли называть авансом. А потом - за вторую, эту выплату обычно называют окончательным расчетом за месяц. Так поступают и работодатели-упрощенцы. Причем именно у компаний, применяющих «доходно-расходную» упрощенку, и возникает вопрос: в какой же момент можно признать в расходах зарплатный «аванс»? Собственно это название и вносит сумятицу, так как упрощенцы признают в расходах только погашенную задолженность, в том числе и по зарплате (оплаченные затраты), а не выданные авансыподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ .

Цена вопроса

Упрощенцы должны вести книгу учета доходов и расходовутв. Приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н ; ст. 346.24 НК РФ . Причем НК РФ налоговым регистром ее не называет. Однако ФНС это не смущает. По мнению налоговой службы, эта книга - самый настоящий налоговый регистр (разъяснение сотрудника ФНС России С.А. Тараканова на эту тему вы можете посмотреть в , 2011, № 5, ). И следовательно, есть риск получить штраф за систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное отражение в ней расходов на оплату трудаст. 120 НК РФ .

Подробнее о штрафе за отсутствие регистров налогового учета или за ошибки в них читайте:

Правомерность применения такого штрафа мы сейчас обсуждать не станем. А разберемся, как отразить зарплатный «аванс» в книге учета доходов и расходов так, чтобы даже повода для претензий к вам у инспектора не было.

Варианты учета

ВАРИАНТ 1. Зарплата за первую половину месяца признается расходом в момент выплаты

Подробнее о способах расчета зарплаты за первую половину месяца читайте: 2008, № 19, с. 8; 2010, № 24, с. 11

Сторонники этого варианта совершенно справедливо считают, что зарплата за первую часть месяца - это не аванс (предоплата за работу в будущем), а оплата труда работника за уже отработанную первую половину месяца.

И действительно, ТК РФ не устанавливает порядок расчета зарплаты за первую половину месяца. Поэтому эта часть будет именно зарплатой, как бы она ни определялась:

• <или> исходя из фактически отработанных дней за период с 1-го по 15-е число месяца (расчетный способ);
• <или> в твердой сумме либо как процент от оклада («авансовый» способ).

Таким образом, выдавая зарплату за первую половину месяца, организация погашает свою задолженность по оплате труда. А как известно, упрощенцы, применяющие «доходно-расходную» упрощенку, признают расходы на оплату труда именно в момент погашения задолженностиподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Поэтому в книге зарплату отражают на дату ее выдачи из кассы (перечисления на счета работников в банке).

С этим вариантом учета согласились еще в 2004 г. московские налоговикип. 6.1 Письма УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 № 21-14/85240 . Правда, в своем Письме они сделали такую оговорку: «...под авансом, как правило, подразумевается выплата заработной платы за фактически отработанные штатным работником организации полмесяца». Из этого многие сделали вывод, что эти разъяснения касались лишь расчетного способа определения суммы зарплаты за первую половину месяца. А что считают по этому поводу в Минфине?

Из авторитетных источников

Начальник отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Упрощенцы с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут включать в расходы затраты на оплату труда в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФподп. 6 п. 1 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ . В соответствии с этой статьей к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. У упрощенца затраты на оплату труда признаются после их фактической оплатыподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ .

Таким образом, зарплата за первую половину месяца (независимо от способа ее расчета: исходя из фактически отработанного времени или без его учета - в процентах от оклада либо в твердой сумме) признается в расходах упрощенца на дату выплаты из кассы или перечисления на счета работников” .

ВАРИАНТ 2. Зарплата за первую половину месяца признается расходом на последнее число месяца

Этот вариант учета широко применяется упрощенцами, использующими «авансовый» способ расчета зарплаты за первую половину месяца. Одни отдают ему предпочтение по привычке. А другие убеждены, что задолженность по оплате труда возникает только после начисления заработной платы в конце месяца, а значит, до этого дня речь о ее погашении идти не может.

Как видим, специалисты Минфина России дают добро на применение первого варианта учета. Но означает ли это, что второй вариант вне закона? Мы решили уточнить в финансовом ведомстве, будет ли книга считаться заполненной неправильно, если зарплату за первую половину месяца отразить в ней в качестве расхода в последний день месяца. Вот какой ответ мы получили.

Из авторитетных источников

“ По моему мнению, упрощенцы с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут отражать сумму выданной зарплаты за первую половину месяца в книге учета доходов и расходов и в конце месяца.

Таким образом, если выплата первой и второй части зарплаты за месяц и перечисление НДФЛ будут приходиться на один месяц, то все расходы по оплате труда можно отразить один раз в целом за месяц. Несколькими записями или же одной на всю сумму - с указанием реквизитов всех платежных документов” .

Минфин России

Как видим, право на жизнь имеют оба варианта признания зарплатного «аванса» в расходах. А значит, вы вольны выбирать тот вариант, который вам удобнее.

Книга учета доходов и расходов — это особый реестр, куда налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), заносят хозяйственные операции для последующего расчета налоговой базы по налогу УСН.

Обязанность вести книгу учета доходов и расходов или КУДиР, как ее часто называют бухгалтеры, установлена статьей 346.24 НК РФ .

Если КУДиР не вести или допустить нарушения в ее заполнении, можно заработать штраф от 10 000 до 30 000 рублей. А если нарушения приведут к занижению налогооблагаемой базы — штраф в 20% суммы неуплаченного налога. Это закреплено в статье 120 НК РФ .

При этом обязанности сдавать КУДиР в налоговую нет. Если налоговики потребуют предоставить Книгу учета доходов и расходов в ходе проверки, тогда вы обязаны предоставить Книгу в бумажном варианте, сшитую, пронумерованную и подписанную.

КУДиР может понадобиться, для того чтобы показать расходование средств целевого финансирования, или показать ПФР доходы для определения ставки страховых взносов ИП, или в банке для кредита.

Книга заводится на год. Вести ее можно в бумажном и электронном виде. Конечно, многие бухгалтерские программы и веб-сервисы (такие как Контур.Бухгалтерия или Эльба) с разной степенью простоты позволяют вести книгу в электронном виде. Если налоговая потребует, можно распечатать и отнести.

Как заполнять Книгу учета доходов и расходов (КУДиР)

Надеемся на обратную связь. Заполняйте КУДиР правильно;)

Попробуйте поработать в Контур.Бухгалтерии - удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет.